Papierverbruik in Belgische bedrijven

Papier: De beste vriend van veel Belgische bedrijven

België is een land van kleine bedrijven. Onze economie draait voor een groot deel op kmo’s en familiebedrijven, die een stevige basis vormen voor werkgelegenheid en innovatie. Toch is er één punt waarop veel van deze bedrijven achterlopen: het papiergebruik. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 35% van de kleine Belgische bedrijven niet wakker ligt van hun papierverbruik. Maar laten we eerlijk zijn: er is veel ruimte voor verbetering bij de andere 65%.

Hoe papier nog steeds het dagelijkse leven bepaalt

Tijdens ons werk in Vlaamse bedrijven zien we vaak dezelfde scenario’s. Orders worden nog steeds op papier afgedrukt, waarna iemand ermee naar het magazijn wandelt. Daar wordt het papier document gebruikt om de rekken af te speuren naar de juiste producten. Vervolgens wordt er een factuur geprint voor de klant én een extra exemplaar voor de administratie. Hoewel dit proces op het eerste zicht lijkt te werken, heeft het enkele duidelijke nadelen:

1. Papierverbruik: De hoeveelheid papier die wordt gebruikt, stapelt zich snel op. Naast de impact op het milieu brengt dit ook onnodige kosten met zich mee.
2. Tijdverlies: Medewerkers besteden kostbare tijd aan taken zoals de producten in de orders in te geven, documenten printen, en fysieke verplaatsingen naar het magazijn. Hoelang duurt het ook niet om één product te vinden in de rekken als je 1000 SKU’s hebt?
3. Menselijke fouten: Papieren documenten kunnen verloren gaan, verkeerd worden gelezen of verkeerd worden ingevoerd, wat leidt tot fouten in bestellingen of facturering.

“We doe da al joarn ezo”: De mentaliteit die verandering tegenhoudt

Wanneer we bedrijven aanspreken over automatisering, krijgen we vaak een soortgelijk antwoord: “We doe da al joarn ezo. Waarom zoudn we da wijzigen? T werkt goe.” Dit antwoord, dat vooral in West-Vlaanderen veel gehoord wordt, toont een diepgewortelde weerstand tegen verandering. En dat is begrijpelijk. Verandering brengt onzekerheid met zich mee, en “wat goed werkt” aanpassen lijkt vaak onnodig.

Maar de realiteit is dat dit “goed werkende” systeem bedrijven op termijn geld en groeikansen kost. De verborgen kosten van tijdverlies, inefficiëntie en fouten stapelen zich op. Gelukkig zien veel bedrijven het licht zodra we hen de ROI (Return on Investment) van automatisering voorleggen.

Waarom Automatiseren?

Automatiseren betekent niet alleen het elimineren van papiergebruik, het betekent ook dat je processen optimaliseert en efficiënter werkt. Hier zijn enkele voordelen:

1. Tijdwinst: Bestellingen kunnen direct digitaal naar het magazijn worden doorgestuurd. Geen geprinte documenten meer, geen wandelingen, geen foutieve producten. Je moet ook niets meer manueel overtypen tussen verschillende systemen. In het magazijn vind je dan ook snel het product terug met een pick bakje die de locatie vertelt.
2. Kostenbesparing: Minder papier en printergebruik betekent directe besparingen. Daarnaast verdienen bedrijven de kosten van automatisering vaak binnen enkele maanden terug.
3. Hogere productiviteit: Medewerkers hoeven geen tijd meer te verspillen aan administratieve taken. Die tijd kan worden gebruikt voor taken die direct waarde toevoegen.
4. Minder fouten: Digitale systemen zorgen ervoor dat gegevens correct worden ingevoerd en verwerkt, wat fouten minimaliseert. Zo is de foutmarge voor onze webshop minder dan 0,2%!

De ROI van automatisering: Een eye opener

Bedrijven die weigerachtig staan tegenover automatisering, worden meestal overtuigd wanneer we de ROI doorrekenen. Neem bijvoorbeeld een klein bedrijf waar een medewerker dagelijks twee uur besteedt aan het verwerken van papieren orders en facturen. Door deze processen te automatiseren, kan die medewerker in een andere rol worden ingezet – bijvoorbeeld in sales of klantondersteuning – waar hij of zij direct waarde genereert.

Snel uitgerekend:
2 uur per dag x 5 dagen per week x 4 weken per maand x €30/uur = €1200

Deze automatisering brengt al snel een besparing mee van meer dan €1000 per maand. Het beste gedeelte, deze werknemer kan nu werk doen die wel een meerwaarde aan het bedrijf geeft, wat een nog snellere terugverdientijd betekent.

De kosten van automatisering zijn vaak binnen enkele maanden terugverdiend. En daarna? Dan geniet je als bedrijf van de blijvende voordelen: lagere kosten, efficiëntere processen en meer tijd om te focussen op je corebusiness.

Een duurzame toekomst zonder papier

Naast de kostenbesparingen draagt automatisering ook bij aan een duurzamere bedrijfsvoering. Minder papier betekent minder bomen die gekapt worden en minder afval. Voor bedrijven die duurzaamheid hoog in het vaandel dragen, is dit een extra reden om afscheid te nemen van traditionele papieren processen.

Klaar voor de volgende stap?

Herken je jouw bedrijf in bovenstaande situatie? Blijf niet hangen in het verleden. Automatiseren is niet alleen een investering in technologie, het is een investering in de toekomst van je bedrijf.

Benieuwd welke automatiseringen mogelijk zijn bij jou?
Boek dan snel een gratis meeting in! Tijdens ons eerste gratis gesprek kunnen we al snel zien waar verbeteringen mogelijk zijn.